Как удаленная работа делает бизнес эффективнее

Удаленная командная работа — это тест. Вы сейчас смотрите на привычные процессы с другого угла. Искусство удаленной работы — это искусство хорошей работы. Если команда слаженно и эффективно функционирует дистанционно — значит, у вас отлично настроены все процессы. Если на удалёнке у вас многое «посыпалось», стало очень сложно выполнять привычные задачи — значит, есть слабые места в менеджменте, рабочих коммуникациях или корпоративной культуре. Вы поймете, что нужно перестроить, улучшить.

Удаленная работа — это хорошая тренировка. Чтобы в режиме дистанционного взаимодействия всё работало четко, придется постараться, приложить усилия, пересмотреть привычные подходы. В конечном счете это улучшит менеджмент и сделает корпоративную культуру сильнее.

Переходите по ссылке и узнайте как Битрикс24 может поспособствовать улучшению эффективности вашего бизнеса.

Почему «удаленная работа = хорошая работа»

Офис — это не только плюсы быстрого и легкого взаимодействия. Это еще и ряд вредных факторов, которые в формате дистанционной работы исчезают. С этой точки зрения у удаленной работы есть преимущества:

1. Все недостатки становятся заметнее

Это касается не только недостатков менеджмента, но и личных качеств коллег. Возможно, после периода дистанционной работы с некоторыми членами команды вам захочется расстаться.

2. Сложнее пускать пыль в глаза

Есть люди, которые умеют красиво говорить умные вещи, но полезного результата не выдают. Они так эмоционально вовлекают руководителя, что тот смотрит на результат сквозь пальцы. А при удаленном формате работы эмоционального вовлечения меньше. И если от кого-то результата нет, это станет заметнее, чем при работе в офисе.

3. Нет кухонного менеджмента

Типичная история для офиса: двое коллег, работающих над одним проектом, случайно встретились возле кофе-машины и в этом разговоре на ходу придумали блестящую идею для проекта. На удалёнке такого не бывает. Но это не повод для расстройства. Если компания работает на кухонном менеджменте, это плохо, так не должно быть, пора от этого отучаться — и дистанционный режим этому поможет.

Чем плох кухонный менеджмент? Представьте, что коллеги из приведенного выше примера не встретились бы на кухне. И что — значит, блестящее решение для проекта не было бы найдено? Если так, то у вас правит случайность. При правильной организации процессов хорошие решения находятся не «если повезет» в ходе спонтанных обсуждений, а всегда, на запланированных встречах.

Сложности и вызовы управления удалённой командой

Сохранение рабочего настроя при переходе на удалёнку стало настоящим испытанием для бизнеса. Для компаний и сотрудников, которые никогда не практиковали работу из хоум-офиса, такой переход — серьёзный стресс.

Среди сложностей, с которыми можно столкнуться, выделяются:

  • хаос, паника и дезориентация среди сотрудников;
  • ощущение бесконтрольности;
  • рассинхронизация с командой, сотрудниками и вышестоящим руководством.

И чем больше расстояние, тем сложнее контролировать рабочие активности. Каждый руководитель вынужден тщательнее прорабатывать постановку целей и задач удаленным сотрудникам. А так как контролировать всех становится трудно, придётся больше доверять команде и передавать ей ответственность.

Отдельной болью, но не менее важной задачей, руководителя становится работа с мотивацией сотрудников, которые работают удалённо.

Поэтому среди вызовов удалённой работы, которые сегодня бросает ситуация в мире, выделяются:

  • самодисциплина вне офиса;
  • синхронизация с коллегами;
  • социальная изоляция;
  • потеря рабочей идентичности.

Как стать результативным руководителем

  • Получите знания, необходимые для эффективного руководства в технологическом мире
  • Сможете находить подход даже к сложным сотрудникам и добиваться выполнения задач
  • Расширите круг общения
  • Составите план развития собственной карьеры управленца

Как меняется роль руководителя при управлении удалённой командой

Именно от руководителей в первую очередь зависит то, насколько эффективно команда будет работать из дома. Поэтому Светлана Гончар рекомендует в экстренной ситуации выделять время на решение организационных вопросов и понимать, что эффективность на ближайшие 1–2 недели просядет.

Чтобы упорядочить хаос, сначала важно выстроить фундамент для удалённой работы сотрудников. Среди направлений, на которых руководителю следует сфокусироваться, выделяются этапы:

  • подготовки, когда решаются организационно-технические вопросы: рабочее место, корпоративные доступы, настройка связи и т.д.;
  • синхронизации работы с командой;
  • коммуникации: онлайн-встречи, постановка задач, обратная связь.

В итоге роль руководителя в новых условиях меняется. Ему приходится брать больше ответственности в части сохранения сплоченности коллектива, синхронизации в работе и поддержки сотрудников во время социальной изолированности. И в то же время пересмотреть баланс доверия и контроля: больше доверять сотрудникам, передавать часть ответственности и при этом меньше контролировать их действия.

Инструменты для удаленной работы: необходимый минимум

Чтобы все могли успешно взаимодействовать удаленно, нужен определенный набор инструментов.

1. Общий список контактов

Составьте список всех членов команды с их ролями и контактами. Простейший вариант (если вас не очень много) — таблица. Этот список должен быть доступен всем, чтобы каждый легко мог найти того, с кем ему нужно связаться и что-то обсудить. Не забывайте давать доступ к этому списку каждому новому члену команды.

2. Командный чат

Групповые чаты в мессенджерах многие не любят. Типичный аргумент против них: «Чат будет меня все время отвлекать, а на почту и пишут реже, и проверять ее необязательно так часто, как чат». Но это заблуждения.

Пока вы в офисе, коллеги редко пишут вам на почту просто потому, что к вам можно подойти и спросить (и для этого тоже отвлечь от текущей работы). На удалёнке этой возможности не будет, и ваша почта очень скоро окажется забита сообщениями, в которых вы утонете.

То, что чат — средство мгновенной связи, за ним нужно постоянно следить и отвечать на сообщения не позднее 15 минут, — миф. В распределенных командах чат — средство асинхронной связи. Можно погрузиться в свои задачи и проверять чат раз в несколько часов.

Более того, лучше вообще отключать нотификации почты и чата (всплывающие окна), чтобы сосредоточиться на рабочих задачах. Не переживайте: если действительно что-то очень важное, можно позвонить.

3. Голосовое общение

Средство основной связи при удаленной работе — голосовые звонки (в идеале — видеозвонки). Когда вам нужно решить важный вопрос, назначайте голосовую командную встречу. Именно звонки, а не переписка — основной инструмент решения всех ключевых вопросов.

Принцип такой: в чате решаются простые и не слишком срочные вопросы, всё остальное — во время голосового обсуждения. Не уводите всё в письменное общение. В ходе переписки можно неделями обсуждать вопрос, который решится за один звонок.

Многие не любят звонки, но это нужно преодолевать. Звонки эффективнее переписки, потому что:

  1. Можно быстро, прямо в ходе разговора переспросить собеседника, если что-то непонятно (в переписке это невозможно, поэтому письменное обсуждение может затянуться);
  2. Можно передать эмоции голосом и невербальным общением (при видеозвонке). Текстовая информация в переписке лишена эмоциональной окраски (эмодзи — не полноценная замена). Одна и та же фраза, написанная или сказанная вслух, воспринимается по-разному. Текст, лишенный голосовых интонаций, мимики, может ошибочно восприниматься как агрессивный, напористый. Голосом мы сглаживаем острые углы.
4. Календарь

Все знают, что есть онлайн-календари (например, в Outlook, Google), но не все ими пользуются. При удаленной работе без них нельзя. Календарь каждого члена команды должен быть доступным для коллег.

Очень важно заносить в календарь все голосовые встречи, не только регулярные, но и спонтанные. Чаще всего тот, с кем вы хотите поговорить, будет занят. В офисе вы можете отвлечь человека, просто подойдя к нему (это плохо, конечно, но такая возможность есть, и многие этим пользуются). На удалёнке такой возможности нет, коллега просто не ответит. Назначьте ему встречу в общем календаре.

Решать в переписке, когда кому удобно созвониться (особенно при планировании группового конференц-кола), — это терять время. В общем календаре вы сразу видите доступные временные слоты каждого коллеги и можете мгновенно выбрать удобное для всех время.

5. Единое хранилище задач и документов

Выбор инструментов для планирования задач широк — от «Google-таблиц» до Trello, Jira, «Мегаплана».

Все документы, правила, инструкции, принципы работы нужно хранить в общих хранилищах текстовой информации — например, Google Docs, Confluence, Notion, Mediawiki.

Забудьте про обмен документами по почте и в мессенджерах! Это неудобно и долго. Самый эффективный формат работы — когда вы можете одновременно открыть один документ и показать в нем обсуждаемое место. Сейчас достаточно инструментов для того, чтобы это было доступно и в том случае, когда вы находитесь далеко друг от друга.

Принципы контроля процессов на удалёнке

Инструменты для дистанционной командной работы настроить несложно. Главное в дистанционной работе — психология, общение с людьми. Здесь есть свои правила.

Контроль за результатом, а не за процессом

Обычно, когда заходит речь о переходе на удалёнку, главный страх руководителя — как я узнаю, что они действительно работают, а не занимаются вместо этого своими делами? Возникает соблазн начать чрезмерно контролировать людей. Например, через установку следящей программы, которая делает скриншоты экрана каждые 5 минут.

Такого руководителя спрашиваешь: «А как ты в офисе их обычно контролируешь?» — «Я просто вижу — вот они сидят, работают». — «А ты знаешь, сколько раз за это время они выходят в соцсети полистать ленту вместо работы, проверяешь это как-то?» — «Нет».

В офисе — иллюзия контроля. Настоящий эффективный контроль, как в офисе, так и при дистанционной работе, строится на том, что отслеживать нужно не процесс, а результат. Контроль задач и результата — это честно и открыто, а контроль процесса — мелочно, и это подчеркивает, что вы не доверяете сотрудникам. Никому не нравится работать в такой атмосфере.

Есть два базовых принципа контроля результата:

1. Планирование и KPI. Важно ставить четкие планы и KPI: на год, полгода, квартал, месяц, неделю. Допустим, в квартальном плане стоит определенный проект. Он разбивается на подпроекты, а подпроекты конкретизируются до задач.

2. Регулярные рабочие встречи. О них дальше поговорим подробнее.

Конечно, есть сферы, где важно обязательно контролировать именно процесс. Но в таком случае контроль должен быть выборочным. Например, менеджер по продажам должен сделать, например, 100 звонков — вам совсем не обязательно прослушивать их все. Достаточно прослушать только 10, чтобы выявить типичные недостатки.

Удалёнка не то же самое, что фриланс

Сотрудники, которые раньше не работали в дистанционном режиме, могут заблуждаться насчет того, как устроен этот формат работы. Им, например, может казаться, что раз важен не процесс, а результат, то у них больше нет обязанности соблюдать режим рабочего времени и участие в рабочих встречах для них — по желанию, можно вместо этого, например, пойти погулять с собакой. Это не так.

Важно донести, что они по-прежнему ваши сотрудники, а не фрилансеры. Значит, правила внутреннего трудового распорядка для них обязательны. Почему это важно: удобно, когда все работают в одно и то же время — тогда есть возможность для синхронной связи. И если сотруднику назначили онлайн-встречу на 15:00, то он должен на нее прийти. Сотрудники не фрилансеры, которые могут себе позволить просто перестать выходить на связь, затянуть сроки, работать когда им удобно.

Основа удалёнки — частые онлайн-встречи

При дистанционной работе встреч команды должно быть больше, чем при совместной работе в офисе. Люди лишены возможности перекинуться парой слов мимоходом, им вообще становится мало общения. Восполняйте этот недостаток частыми онлайн-конференциями.

Нужны встречи как минимум трех форматов:

  1. Общая онлайн-встреча всей команды. Это классическая регулярная планерка, которая проводится в одно и то же время. Например, еженедельно по понедельникам в 10:00. Кто-то проводит ежедневные планерки: они хорошо погружают в рабочий ритм тех, кому дома труднее настроиться на работу, чем в офисе.
  2. Онлайн-встреча руководителя с каждым сотрудником один на один. Такие встречи нужны как минимум раз в неделю. Если встречаться с сотрудниками реже, у них снижается эмоциональная вовлеченность. Содержание встречи: пошагово пройтись по его еженедельному плану и обсудить, что сделано, а что нет и почему. У меня есть простой прием: задачи, которые не сделаны, я в плане сразу выделяю красным. Людям очень не нравится, если у них стоит красная метка, это их психологически подстегивает.
  3. Онлайн-встречи коллег, работающих над одним проектом, по конкретным задачам. Они должны инициировать их самостоятельно в зависимости от потребностей.

Это необходимый минимум. Сверх него, конечно, могут быть и другие виды встреч — например, руководителей отделов между собой, участников смежных команд друг с другом, конференции всей компании с генеральным директором в формате вопросов и ответов.

Обычно люди, которые привыкли работать в офисе, думают, что те, кто на удалёнке, работают меньше, у них больше возможности расслабиться. Но на практике быстро выясняется, что на самом деле всё ровно наоборот: дистанционным сотрудникам приходится работать еще интенсивнее, потому что о них судят по результату.

Трудовой договор при дистанционной работы

Главный момент в удаленном сотрудничестве – правильное оформление работника по закону. Оптимальный вариант – договор о дистанционной работе. Преимущества его оформления:

  • дополнительные основания для увольнения. В стандартном трудовом договоре работодатель не может вводить свои критерии для прекращения сотрудничества. Это имеет большое значение в условиях, когда руководитель не имеет реальных возможностей для контроля удаленных сотрудников, например, при срыве сроков;
  • упрощенные требования к охране труда. Руководство компании не обязано проводить оценку условий труда на рабочем месте удаленного работника, так как тот работает из дома. Однако обязательства в этой сфере у работодателя все-таки есть. В их числе ознакомление с требованиями ОТ, страхование от профессиональных болезней и травм.

Пример: Работодатель указал в договоре о дистанционной работе причину для расторжения контракта – нарушение срока отправки отчета о выполненной работе. Работник перестал выходить на связь, из-за чего проект был просрочен. Работодатель уволил сотрудника одним днем, тот подал в суд, но проиграл его. Это реальный пример из практики Московского городского суда.

Правильное оформление договора

Взаимодействие с удаленными работниками ведется в соответствии с главой 49.1 Трудового Кодекса РФ. Общие положения есть в статье 312.1. В договоре обязательно должны быть следующие моменты:

  • сотрудничество через интернет-связь. Необязательно, чтобы весь рабочий процесс был связан с Интернетом. Даже если за рабочую неделю сотрудник пользуется Сетью всего один час, это уже является основанием для заключения договора о дистанционной работе.
  • факт удаленной работы. В документе должно быть описано, что работник осуществляет трудовую деятельность вне места нахождения работодателя. Дополнительно можно прописать, что рабочий процесс ведется сотрудником по его местонахождению;
  • порядок предоставления отчетности. Согласно части 8 статьи 312.2 Трудового Кодекса РФ, важно описать в договоре правила и конкретные сроки, согласно которым сотрудник будет отправлять отчеты о проделанной работе. За просрочку можно ввести санкции;
  • средства для трудовой деятельности. Работодатель может предоставить сотруднику все необходимое для работы, либо работник может самостоятельно обеспечить себя. Во втором случае в договоре устанавливаются сроки и размер выплаты компенсации за это.

Также в договоре о дистанционном сотрудничестве надо описать режим работы. Необязательно писать конкретные часы. Достаточно написать «иное» либо указать общее число рабочих часов за неделю. Если сотрудник находится в другом часовом поясе, это также надо отразить в договоре.

Плюсы и минусы удаленной работы для бизнеса

На фоне пандемии тема удаленной работы стала особенно актуальной. Многие компании, продолжающие работу в нелегкое время, были вынуждены перейти на дистанционный формат взаимодействия с сотрудниками. В чем плюсы и минусы этого подхода для работодателя?

Достоинства удаленной работы

Многие компании достаточно скептически относились к удаленному взаимодействию со своими сотрудниками. Переход к такому формату вне кризиса ими даже не рассматривался, и зря. Для работодателя дистанционное взаимодействие с работниками несет массу плюсов. Рассмотрим их.

  • Экономия на аренде офиса

Удаленные сотрудники работают из собственного дома, коворкинга или другого удобного для них места. Это дает работодателю возможность либо существенно сократить расходы на аренду офиса, сменив его на меньшее по размерам помещение, либо вовсе отказаться от аренды.

  • Экономия на обслуживании

Кроме арендной платы экономия достигается и в отношении коммунальных платежей. Меньше людей в офисе – меньше затраты электроэнергии, воды и других услуг, а значит и меньше счета за них. Обслуживание помещений и оргтехники тоже требуется реже, либо вообще не нужно.

  • Экономия на оплате труда

В ходе дистанционной работы сотрудник получает оплату труда только за реально отработанные им часы в рамках конкретного проекта. Работникам становится невыгодно часами имитировать рабочий процесс, ведь если они не выполнят проект, то сами лишат себя немалой части дохода.

  • Широкая география найма

Бизнес, работающий в дистанционном формате, не ограничен наймом работников из города, где расположен офис компании. Нет никаких ограничений касательно географии – найти ценных кадров с нужным уровнем квалификации можно как в соседней области, так и далеко за рубежом.

Ввиду этого «удаленка» – отличная возможность собрать опытную квалифицированную команду.

  • Недорогой найм работников

Это преимущество объясняется возможностью привлекать к дистанционному сотрудничеству в компании не только уже действующих работников бизнеса, но и фрилансеров. Как правило, они не требуют высокую оплату труда, при этом еще и хорошо справляются со своими обязанностями.

  • График работы

Переход на удаленное сотрудничество позволяет увеличить график работы компании. Так как сотрудники работают из дома в комфортных условиях, в целом они могут уделять трудовой деятельности больше времени, чем в офисе. Все упирается в их самоорганизацию и дисциплину.

Пример: Пришел срочный заказ в вечернее время. Работодатель может связаться со свободными сотрудниками, которые могут уделить свободное вечернее время на реализацию проекта. В этом случае заказчику не надо ждать следующего дня, пока компания начнет работать. Это повышает его лояльность и хорошо сказывается на репутации бизнеса.

  • Сохранение штата в кризис

Данное преимущество складывается из всех перечисленных выше. Компания, которая меньше тратится на аренду и обслуживание офиса, нанимает ценные удаленные кадры, работает дольше, чем конкуренты, имеет больше шансов пережить экономический кризис, в том числе нынешний.

Недостатки удаленной работы

Если бы у дистанционного взаимодействия с сотрудниками были только преимущества, такой метод работы уже давно избрали многие российские компании. Однако у рассматриваемого явления есть и недостатки, о которых должен знать каждый работодатель. Рассмотрим их тоже.

  • Проблемы с продуктивностью

Не каждый человек может эффективно работать вне офиса или предприятия. Комфорт домашней обстановки отвлекает, возникают проблемы с концентрацией, проявляется прокрастинация. Если эти проблемы возникнут у большей части сотрудников, у работодателя будут большие проблемы.

  • Низкое качество работы

Недостаток связан с предыдущей проблемой. В условиях низкой концентрации и продуктивности сотрудник может безответственно отнестись к реализации своих трудовых обязанностей. Обычно так происходит, когда до сдачи результата остается мало времени, и нужно его быстро наверстать.

  • Проблемы с быстрой связью

Не всегда удается сразу выйти на связь с удаленным персоналом, и тем более поставить срочную задачу. Это особенно актуально, если между главным офисом и дистанционным работником есть большая разница во времени. В таких условиях реализация срочных проектов сильно затруднена.

  • Отсутствие рычагов влияния

Работодатель не может достоверно отследить, чем сейчас занимается удаленный сотрудник – работой или своими делами вместо выполнения трудовых задач. Более того, нет возможности непосредственно повлиять на процесс выполнения работы и отследить результат этого влияния.

Пример: В обычных условиях руководство может проконтролировать прогул сотрудника и применить штрафные санкции. При удаленной же работе начальство никак не может повлиять на дисциплину, как и уволить работника (если он оформлен по обычному договору). Единственное решение проблемы – оформление допсоглашения к основному ТД, где подробно прописать все причины, по которым можно уволить сотрудника.

  • Риск одностороннего отказа

Нередко в компанию устраиваются так называемые «глухари». Это сотрудники, которые начали выполнять проект, но в какой-то момент времени перестают выходить на связь. В итоге проект остается незавершенным, срываются все сроки, а работодатель теряет и прибыль, и сотрудника.

  • Проблема технического оснащения

Для удаленной работы сотруднику требуется компьютер и быстрое интернет-соединение. В 2020 году с этим практически ни у кого нет проблем. Но все же бывают случаи, когда у ценного кадра нет дома ПК или ноутбука, или есть трудности с подключением к быстрому интернету-соединению.

  • Сложность оценки квалификации

Касается найма новых специалистов. Невозможно дистанционно оценить уровень квалификации и знаний человека, пока он не проявит себя в работе над конкретным проектом. Портфолио не так сложно подделать или скопировать чужие работы, выдав за свои. В этом риск для работодателя.

  • Плохое влияние на репутацию

Некоторые компании негативно относятся к бизнесу, который работает по дистанционной схеме. Во многом это связано с пониманием указанных ранее недостатков – риска некачественной работы, затягивания сроков, отказов. Подобное отношение встречается и у частных заказчиков.

  • Проблема установления доверия

Достаточно редко, но все же происходят случаи, когда удаленный сотрудник передает закрытую корпоративную информацию конкурентам с целью получить дополнительный заработок. Это в особенности касается недавно нанятых на удаленную работу людей, в том числе фрилансеров.

Заключение

Если ваша компания еще не перешла на удаленную работу, проанализируйте описанные плюсы и недостатки такого формата сотрудничества и подумайте, подходит это или нет. Работодателям, которые уже ушли на «удаленку» из-за текущего кризиса или по другим причинам, стоит взять на заметку рекомендации по более эффективному дистанционному взаимодействию с персоналом.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию