6-НДФЛ: примеры заполнения новой формы
С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.
От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента (абз. 6 п. 1 ст. 80 НК РФ).
К сожалению, порядок заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ (приложение № 2 к приказу ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (далее – Порядок)) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при ее составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах (письма ФНС России от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@, от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@, от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@), “белые пятна” еще остаются.
Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.
Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ; п. 1.1 Раздела I Порядка).
Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ в стандартных ситуациях
Когда работодатель выплачивает физическому лицу доход, у него автоматически появляется обязанность по оформлению 6-НДФЛ. Величина выплаченной суммы и количество выплат при этом не имеют значения. Как заполнить 6-НДФЛ в 2019-2022 годах?
Для прояснения ответа на данный вопрос рассмотрим наиболее распространенную ситуацию — получение работниками зарплаты.
Допускаются ли отрицательные значения в 6-НДФЛ? Ответ на данный вопрос дал советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Морозов Д. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
Для отчета 6-НДФЛ понадобятся данные:
- о выплаченном всем работникам заработке;
- наличии (отсутствии) и величине налоговых вычетов;
- календарных датах выдачи зарплаты и суммах выплат по датам за последние 3 месяца;
- законодательно установленных крайних сроках перечисления НДФЛ в бюджет.
Основная особенность «зарплатного» заполнения 6-НДФЛ — наличие «переходящих» выплат. Речь идет о ситуации, когда зарплата начислена за отработанное время в последнем месяце отчетного периода, а выплачена в установленные внутренними актами календарные даты месяца, относящегося к последующему отчетному периоду.
Например, зарплата за июнь попадает в раздел 1 полугодового 6-НДФЛ:
- по стр. 020 — начисленный заработок;
- по стр. 040 — рассчитанный с заработка НДФЛ.
Факт получения работниками зарплаты будет отражен в отчете за 9 месяцев — заполнить необходимо раздел 2, указав в нем:
- по стр. 100 — день фактического получения зарплаты (п. 2 ст. 223 НК РФ);
- по стр. 110 и 120 — даты удержания (п. 4 ст. 226 НК РФ) и крайнего срока уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ);
- по стр. 130 и 140 — суммы выплаченного июньского заработка и удержанного с него НДФЛ.
Второй «зарплатный» нюанс 6-НДФЛ — отражение в отчете авансов. Выплачивать зарплату дважды в месяц работодатель обязан в силу требований трудового законодательства: авансом именуется одна из таких выплат, выдаваемая до осуществления расчета зарплаты за прошедший месяц и представляющая собой «зарплатную» предоплату. Как выглядит в 6-НДФЛ образец, учитывающий выплату «зарплатных авансов», узнайте из следующего раздела.
О правилах начисления аванса по зарплате читайте в статье «Как начисляется аванс?».
При заполнении 6-НДФЛ необходимо учитывать все облагаемые НДФЛ доходы физических лиц. «Зарплатный» аванс является для каждого работника таким доходом. Однако в целях исчисления НДФЛ он обладает следующими отличительными признаками:
Разъяснено, как заполнять 6‑НДФЛ в связи периодом нерабочих дней
Из-за периода нерабочих и праздничных дней срок перечисления НДФЛ с отпускных и зарплаты за март был перенесен на 12 мая. В связи с этим операции по выплате отпускных и зарплаты нужно отразить как в расчете 6-НДФЛ за I квартал, так и в расчете за полугодие 2022 года. Подробности — в письме ФНС от 13.05.20 № БС-4-11/7791@.
Из-за периода нерабочих и праздничных дней срок перечисления НДФЛ с отпускных и зарплаты за март был перенесен на 12 мая. В связи с этим операции по выплате отпускных и зарплаты нужно отразить как в расчете 6-НДФЛ за I квартал, так и в расчете за полугодие 2022 года. Подробности — в письме ФНС от 13.05.20 № БС-4-11/7791@.
Перенос сроков сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал 2022
Напомним, что сроки сдачи расчета 6-НДФЛ перенесены постановлением Правительства РФ от 02.04.2022 № 409 на 3 месяца для всех плательщиков. Поэтому расчет 6-НДФЛ за 1-й квартал 2022 года необходимо сдать не позднее 30 июля 2022 года.
Таким образом, перенос сроков сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 не связан с изменениями сроков уплаты НДФЛ.
Напомним, что сроки сдачи расчета 6-НДФЛ перенесены постановлением Правительства РФ от 02.04.2022 № 409 на 3 месяца для всех плательщиков. Поэтому расчет 6-НДФЛ за 1-й квартал 2022 года необходимо сдать не позднее 30 июля 2022 года.
Бланк расчета 6-НДФЛ
Бланк отчета утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ и в 2022 году изменений не претерпел.
6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульного листа.
Включает основную информацию о работодателе, периоде, за который сдается расчет и ИФНС, в которую он направляется.
- Раздела 1.
Заполняется нарастающим итогом с начала года, включает информацию обо всех доходах сотрудников с января по декабрь.
- Раздела 2.
Включает в себя сведения о выплатах за отчетный квартал (за 3 прошедших месяца).
Для отчета за 1 квартал ставим код 21. Если отчет сдаете при ликвидации или реорганизации, внесите значение «51». Коды по остальным периодам, в том числе при ликвидации (реорганизации), приведены в Приложении № 1 к Порядку заполнения, утв. Приказом № ММВ-7-11/450@ .
Как заполнить 6-НДФЛ правильно
А заполнять и сдавать декларации и другие формы отчета проще через специальный сервис .
Ну а теперь приступим к инструкции по правильному заполнению 6-НДФЛ. Ниже разберем несколько примеров.
Важно! В статье бланк 6-НДФЛ заполнен на примере 1 квартала 2019 года.
Строки 060 – 090 включают в себя общие суммы для всех последующих разделов. Поэтому, если при заполнении у вас несколько листов, то эти данные проставляются только на первом из них. На остальных листах в строках 060-090 ставятся прочерки.
Выплаты при увольнении
Сотрудник увольняется, в последний рабочий день он получает заработную плату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Как это отразить в 6-НДФЛ?
Допустим, сотрудник увольняется 7 октября 2019 года. Ему выплатили:
- Зарплату. Датой получения дохода в данном случае считается последний день работы.
- Компенсацию за отпуск. Дата получения дохода — день выплаты.
Обе даты пришлись на 7 октября. В этот же день нужно удержать НДФЛ. Перечислить нужно в обычные сроки, то есть не позже следующего дня. Получаем раздел 2 в таком виде:
- по строке 100 — 07.10.2019 (день фактического получения дохода в виде заработной платы и компенсации, то есть последний день работы);
- по строке 110 — 07.10.2019 (дата удержания налога);
- по строке 120 — 08.10.2019 (дата перечисления НДФЛ в бюджет).
Обе даты пришлись на 7 октября. В этот же день нужно удержать НДФЛ. Перечислить нужно в обычные сроки, то есть не позже следующего дня. Получаем раздел 2 в таком виде:
6-НДФЛ в 2022 году – как заполнить в связи с нерабочими днями?
Форма 6-НДФЛ – это отчётность налогового агента, представляемая ежеквартально в налоговые органы. Введена она была относительно недавно – в 2016 году, но по сей день вызывает немало вопросов. Больше всего сложностей возникает при заполнении 2 раздела данной декларации, в котором указываются даты получения дохода и сроки перечисления налога. В последнее время нашей стране пришлось столкнуться с большим количеством изменений, что автоматически повлекло за собой корректировки некоторых правил работы. Коснулись они и формы 6-НДФЛ. В этой статье разберем самые распространенные ситуации начисления зарплаты в период пандемии и их отражение в программах 1С.
Сроки сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал и 1 полугодие 2022 года
В связи с появлением коронавирусной инфекции Правительством РФ было подготовлено несколько десятков мер поддержки российских предприятий и предпринимателей. Одной из таких мер стал перенос сроков отчётности, которые выпадают на нерабочий период.
Согласно Постановлению Правительства РФ №409 от 02.04.2020г. «О мерах по обеспечению устойчивого развития экономики», отчётность, сроки сдачи которой выпадают на март – май 2022г., переносится на 3 месяца.
В стандартном режиме работы мы должны были представлять отчётность по форме 6-НДФЛ за 1 квартал не позднее 30 апреля, а за 1 полугодие не позднее 31 июля.
Получается, что срок сдачи декларации за полугодие не входит в перечень переносимых отчётов. Исходя из этого, декларацию 6-НДФЛ за 1 полугодие надо отправить также не позднее 31 июля, а за 1 квартал 2022 года не позднее 30 июля (30 апреля + 3 месяца).
Ситуация № 1: выплата зарплаты до её начисления в 6-НДФЛ
Многие предприятия, узнав, что период с 30 марта является нерабочим, произвели выплату зарплаты за март до начала карантина.
Законодательно это разрешено. Так в статье 136 Трудового Кодекса РФ говорится, что работодатель имеет право выплатить зарплату досрочно в случае, если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днём.
Таким образом, получается, что начисление дохода произошло 31 марта, а его выплата 27 марта. Как в таком случае отразить данное начисление в отчёте?
Для формирования декларации в программном продукте 1С: Бухгалтерия предприятия» следует перейти в раздел «Отчёты» – «Регламентированные отчёты», а в программе 1С: Зарплата и управление персоналом в раздел «Отчётность, справки» – «1С–Отчётность». В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Создать», а затем выбрать нужный отчёт и период.
После того, как откроется нужная форма, на панели вверху надо нажать на кнопку «Заполнить».
Теперь надо определить, в каких отчётах будет фигурировать мартовское начисление заработной платы.
Сумма доходов физических лиц за март 2022 года должна быть отражена в Разделе 1 отчёта за 1 квартал.
А вот в Разделе 2 эта сумма появится лишь в полугодовом отчёте, так как срок перечисления налога выпадает на первый рабочий день, после нерабочего короновирусного периода и майских праздничных дней.
Внимание! Правило переноса сроков уплаты НДФЛ на 12 мая распространяется лишь на те предприятия, деятельность которых прекращалась на период нерабочих дней, введенных из-за распространения короновирусной инфекции. Такая точка зрения изложена в письме ФНС РФ от 15.05.2020г. № БС-4-11/8000@, от 28.05.2022 № БС-4-11/8754@.
Следовательно, организации, продолжающие работать в обычном режиме, указывают в отчёте фактические даты и заполняют его в обычном порядке. Но в целом, такие предприятия вряд ли бы стали перечислять зарплату до стандартного срока.
Ситуация № 2: отражение отпускных и больничных в 6-НДФЛ
Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, при выплате физическим лицам доходов в виде пособий по больничному листу или отпускных выплат, работодатели обязаны перечислить подоходный налог не позднее последнего дня месяца, в котором производились такие выплаты.
Таким образом, срок перечисления отпускных и больничных, выплаченных в марте, приходится на 31 марта. А так как данный день был объявлен нерабочим, то в соответствии с пунктами 6 и 7 статьи 6.1 НК РФ, он переносится на 12 мая 2022 года.
А значит, и отражаться данные выплаты будут в Разделе 2 декларации за полугодие, а не за 1 квартал. Хотя сами суммы начисленных и выплаченных доходов всё же отразятся в отчёте первого квартала, но в Разделе 1, а не 2.
Если у вас были отпускники или нетрудоспособные в апреле, то по ним также следует указать срок перечисления налога – 12 мая. Например, если выплата отпускных была 15 апреля, то в строках 100 и 110 Раздела 2 следует указать – 15.04.2020, а в строке 120 – 12.05.2020г.
Ситуация № 3: отражение заработной платы за апрель 2022 года в 6-НДФЛ
Апрельская зарплата, в отличие от мартовской, отражается полностью в полугодовом отчёте и 1й квартал не затрагивает. В Разделе 1 сумма заработной платы отражается в строке 020, а исчисленный и удержанный налог – в строках 040 и 070.
Во 2 Разделе датой фактического получения дохода будет день начисления заработной платы – это 30.04.2020г. А днём удержания – день фактической выплаты, например, это может быть 08.05.2020г. Исходя из пояснений к предыдущим примерам, становится понятно, что сроком перечисления налога в этом случае будет 12.05.2020г.
Ситуация № 4: выплаты накануне 24 июня и 01 июля
За последние полгода мы много раз сталкивались с нерабочими оплачиваемыми днями. В предыдущих примерах мы разобрали различные выплаты, приходящиеся на нерабочие периоды, возникшие в связи со вспышкой коронавирусной инфекции. Но были и иные поводы отдохнуть – это дни 24 июня и 01 июля. Первый из них был объявлен нерабочим в связи с переносом парада ко Дню победы (Указ Президента Российской Федерации №345 от 29 мая 2022 года), а второй из-за всероссийского голосования за поправки в Конституцию РФ (Указ Президента РФ №354 от 01 июня 2022 года).
Если у вас были выплаты доходов 23 июня, то срок перечисления НДФЛ должен был наступить 24 июня. Но, так как согласно Указу Президента РФ данный день был объявлен нерабочим, то в Разделе 2 строки 120 нужно указать крайним сроком перечисления 25 июня.
Если у вас были доходы, выплачиваемые 30 июня, то в связи с тем, что 01 июля тоже был нерабочим днём, срок уплаты необходимо указывать 02 июля.
Данная выплата должна быть отражена в Разделе 2 отчётности за 9 месяцев. Но суммы начислений, выплата которых приходится на 30 июня, должны быть включены в Раздел 1 отчёта за 1 полугодие.
Автор статьи: Алина Календжан
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Следовательно, организации, продолжающие работать в обычном режиме, указывают в отчёте фактические даты и заполняют его в обычном порядке. Но в целом, такие предприятия вряд ли бы стали перечислять зарплату до стандартного срока.
Общие требования к заполнению отчета
6-НДФЛ нужно заполнять на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также исчисленного и удержанного НДФЛ. Все эти данные содержатся в регистрах налогового учета.
Отчет 6-НДФЛ включает:
Титульный лист — содержит реквизиты налогового агента, ИФНС — получателя расчета, а также номер расчета и период, за который он представляется.
Первый раздел — отражает по всем физлицам общую величину:
- доходов (по строке 020), в т.ч. дивидендов (по строке 025);
- налоговых вычетов (по строке 030);
- налогов (по строке 040), в т.ч. с дивидендов (по строке 045);
- фиксированных авансов по налогу с доходов иностранцев (по строке 050).
Этот раздел заполняется на каждую ставку подоходного налога в отдельности (строка 010) – 13, 15, 30 или 35 процентов. Строки 060-090 — количество получивших доход физлиц, удержанный и неудержанный налог, возвращенный налог — заполняются по всей организации, поэтому их значения указываются только на первом листе.
Второй раздел — включает все облагаемые налогом доходы (зарплата, больничные, отпускные, премии и т.д.), выплаченные за отчетный период. В этом разделе расшифровывается по датам получение дохода, удержание налога и перечисление его в бюджет. Рассмотрим заполнение раздела построчно на примере заработной платы.
Строка 100 — дата, когда доход фактически получен. При выплате зарплаты указывается последний день месяца.
Строка 110 — дата, когда с дохода удерживается налог. По НК РФ налог нужно удержать в день выплаты дохода, т.е. в день, когда физическое лицо фактически получило деньги. Например, если выплата за июль произведена 5 августа, то налог удерживается 5 августа.
Строка 120 — дата, когда удержанный налог должен перечисляться налоговым агентом в бюджет. По общему правилу — не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.
Строки 130 и 140 — сумма дохода и удержанный с него налог соответственно.
Разберем на конкретных примерах, как отражается зарплата в 6-НДФЛ.
Строка 100 — дата, когда доход фактически получен. При выплате зарплаты указывается последний день месяца.
Предоставление имущественного вычета
Имущественные вычеты при приобретении жилья (подп. 3 п. 1 ст. 220 НК РФ) и по уплате процентов по кредитам, израсходованным на новое строительство или на приобретение жилья (подп. 4 п. 1 ст. 220 НК РФ), могут быть предоставлены налоговым агентом. Для этого работник должен обратиться к работодателю с заявлением, приложив к нему подтверждение о праве на вычет, полученное от налогового органа (п. 8 ст. 220 НК РФ).
Допустим, компания в апреле 2018 г. получила от работника подтверждение права на вычет и произвела возврат НДФЛ, удержанного с начала года. Напомним, что возврат осуществляется за счет сумм налога, подлежащего перечислению в бюджет в счет будущих платежей как по данному работнику, так и по иным работникам, с доходов которых налоговый агент производит удержание налога, в течение трех месяцев со дня получения от работника заявления (п. 1 ст. 231 НК РФ). В нашем примере компания возвратила работнику НДФЛ за счет налога, удержанного с зарплаты других работников за март и апрель.
В письме от 17.09.2018 № БС-4-11/18095 налоговики указали, что если возврат налога произведен в апреле, данная операция подлежит отражению по строкам 030 «Сумма налоговых вычетов» и 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» раздела 1 формы 6-НДФЛ за полугодие 2018 г. При этом значение строки 070 «Сумма удержанного налога» раздела 1 не уменьшается на сумму НДФЛ, подлежащую возврату. А представление уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2018 г. не требуется.
Аналогичный порядок отражения в форме 6-НДФЛ возврата имущественного вычета приведен и в письме ФНС России от 12.04.2017 № БС-4-11/6925.
В разделе 2 формы 6-НДФЛ сумму удержанного налога с зарплаты работников за март и апрель, за счет которого произведен возврат налога, компания показывает в обычном порядке по строке 140.
по строке 140 — 2040.
Сроки сдачи
Расчет по форме 6-НДФЛ представляется налоговым агентом за квартал, полугодие и девять месяцев не позднее 30 апреля, 31 июля и 31 октября соответственно, а за год — не позднее 1 апреля следующего года (Информация ФНС России от 26.11.2015). С учетом выходных и нерабочих праздничных дней в 2016 году сроки сдачи 6-НДФЛ следующие:
- за 1 квартал — не позднее 04.05.2016 (30.04.2016 — выходной день, суббота);
- за полугодие — не позднее 01.08.2016 (31.07.2016 — выходной день, воскресенье);
- за девять месяцев — не позднее 31.10.2016;
- за год — не позднее 03.04.2017 (01.04.2017 — выходной день, суббота).
Помимо самой обязанности сдавать расчет 6-НДФЛ, с 2016 года установлена и ответственность за ее несоблюдение. Согласно п. 1.2 ст. 126 НК РФ, за непредставление 6-НДФЛ налоговому агенту грозит штраф в размере 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для сдачи расчета.
Изменения формы 6‑НДФЛ.
Изменения внесены в титульный лист, порядок заполнения и представления, а также формат представления формы 6‑НДФЛ. Разделы 1 «Обобщенные показатели» и 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» остались в неизменном виде.
Но Федеральным законом от 27.11.2017 № 335‑ФЗ [3] ст. 230 НК РФ дополнена специальной нормой – п. 5. В случае неисполнения реорганизованной (реорганизуемой) организацией (независимо от формы реорганизации) до момента завершения реорганизации обязанностей, предусмотренных названной статьей, сведения, предусмотренные п. 2 и 4 ст. 230 НК РФ, подлежат представлению правопреемником (правопреемниками) в налоговый орган по месту своего учета.
Общий порядок заполнения формы 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ составляют нарастающим итогом за I квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год. Данные берутся из регистров налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1.1 Порядка).
- за I квартал – не позднее 30 апреля;
- за полугодие – не позднее 31 июля;
- за девять месяцев – не позднее 31 октября;
- за год – не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.
Расчет состоит из разделов, каждый из которых обязателен для заполнения:
- Титульный лист;
- Раздел 1 “Обобщенные показатели”;
- Раздел 2 “Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц”.
Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060–090 заполняются на первой странице Раздела 1.
Как заполнить расчет за год?
Форма 6-НДФЛ построена таким образом, что позволяет отразить накопленные за период данные (в данном случае за год), а также показать детализацию за последний квартал (четвертый). В связи с этим отчет весьма информативен для ФНС и востребован.
Расчет включает титульный лист и два раздела. В первом приводятся суммарные данные за период, во втором — детализация за последний квартал (3 месяца).
Несмотря на то, что расчет небольшой по содержанию, он вызывает массу вопросов у работодателей относительно правильного отражения данных о датах и суммах, особенно в нестандартных случаях.
Определены следующие правила заполнения формы 6-НДФЛ:
- сведения для заполнения нужно брать из налоговых регистров, которые необходимо вести для отражения информации о дохода, начисленном и удержанном налоге, вычетах;
- к оформлению расчета на бумаге предъявляются стандартные правила — отсутствие исправлений и порчи листов, аккуратное заполнение отведенных клеток исключительно черной или синей пастой, данные выравниваются по левому краю, если суммовой показатель отсутствует ставится 0, пустые клетки заполняются прочерками;
- по каждому ОКТМО заполняется отдельный расчет;
- каждая заполненная страница должна содержать порядковый номер, дату заполнения и подпись ответственного лица.
При заполнении расчета за 2019 год в раздел нужно внести информацию за период с начала января по конец декабря соответствующего года.
Как отразить в 6-НДФЛ оплату простоя
- Понятие и особенности формы 6-НДФЛ
- Порядок расчета показателей, подлежащих отражению в декларации
- 2022 год: порядок и форма сдачи отчетности
- Способы отражения простоя в декларации
Все владельцы бизнеса обязаны в установленные законодательством сроки сдавать декларацию 6-НДФЛ. В связи с распространением эпидемии коронавируса, изменился порядок работы многих организаций. Это вызывает трудности у бухгалтеров при составлении формы. Компании, которые объявили о вынужденном простое, должны отразить этот момент в декларации, указать факт оплаты простоя.
В декларации должны быть отражены все доходы работающих физических лиц, с которых в отчетный период был взыскан подоходный налог. Сюда включаются следующие виды облагаемых налогом доходов: