Заполнение трудовой книжки — образец 2022, правила, пример

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2022 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2022 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2022 года вы сможете увидеть ниже.

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

Работодатель обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. В этом случае книжка заполняется в присутствии работника (п. 8 Правил).

Бланк трудовой книжки приобретает работодатель. Но расходы разрешено переложить на работника. В частности, по его заявлению можно удержать стоимость бланка из заработной платы (п. 47 Правил). ККТ при выдаче трудовой книжки не применяется (письмо Минфина от 25.01.19 № 03-01-15/4355).

Титульный лист заполняется на основании тех документов, которые принес работник (паспорт, диплом и т.п.).

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ; слово «года» при этом не пишется.

Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

ВНИМАНИЕ. Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

На титульном листе указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Дальнейшие записи в трудовую книжку человека, впервые принятого на работу, оформляются точно также, как и по остальным сотрудникам.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

ВНИМАНИЕ. Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

1 графа — порядковый номер записи;
2 графа — дата награждения;
3 графа — название компании, должность и вид награждения;
4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Правила заполнения трудовых книжек в 2022 году

Трудовая книжка представляет собой официальный документ работника организации, который оформляется работодателем. Туда вносятся данные о занимаемой должности, переводах и других кадровых перемещениях с указанием точных дат.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Правила заполнения трудовой книжки 2022

Сейчас, как уже было отмечено ранее, существуют достаточно строгие правила ведения трудовой книжки. И в случае, если работодатель нарушит установленный порядок обращения с такой документацией, он может быть привлечен к административной ответственности. А в сам документ может потребоваться вносить дополнительные изменения или исправления. Поэтому далее будут представлены основные правила заполнения трудовой книжки в 2022 году, которые позволят понимать общие принципы работы с подобной кадровой документацией.

Так, к общим правилам можно отнести следующие характерные особенности работы с подобной кадровой документацией:

Все даты фиксируются строго с использованием арабских цифр в формате ХХ.ХХ.ХХХХ — число, месяц и год соответственно.

При заполнении трудовых книжек должны использоваться ручки синего, черного и фиолетового цвета — поэтому во многих образцах документа специально стараются выделять текст заполнения трудовой книжки такими цветами. Нельзя использовать гелевые ручки.

Отсутствие сокращений. Все наименования, в том числе организаций или используемых нормативных актов в трудовой книжке фиксируются без сокращений.

Право на ознакомление. Каждый сотрудник всегда должен иметь право ознакомиться с любой записью, которая вносится в трудовую книжку.

Когда и как вносят кадровые записи об увольнении

Перечень оснований для прекращения трудовых отношений четко регламентирован законодательно и не подлежит расширению. К ним отнесены (ст. 77 ТК РФ):

увольнение по инициативе работника – ст. 80 ТК РФ;
расторжение трудового договора по желанию работодателя – ст. 81 ТК РФ;
прекращение сотрудничества по соглашению сторон трудового договора – ст. 78 ТК РФ;
увольнение по не зависящим от волеизъявления сторон трудового договора причинам – ст. 83 ТК РФ.

Независимо от того, какие обстоятельства стали причиной ухода сотрудника, оформление расторжения трудовых отношений включает ряд общих для всех случаев этапов.

Основанием для внесения записи об увольнении в бумажную трудовую книжку служит приказ о расторжении трудовых отношений.

С 2022 года сотрудники могут отказаться от ведения бумажной книжки и использовать электронную версию фиксации сведений о своем стаже. При этом работодатели обязаны представлять такие данные в электронном виде в ПФР независимо от того, выбрал ли работник цифровой вариант или предпочел продолжать отражать сведения о своей трудовой деятельности на бумаге. Поэтому при увольнении нужно заполнит форму СЗВ-ТД.

Схемы внесения записи об увольнении в трудовую книжку и в бланк СЗВ-ТД существенно отличаются. Однако в любом случае запись должна обязательно содержать формулировку основания прекращения трудовых отношений в строгом соответствии с данными приказа и содержанием статей ТК РФ.

До сих пор не утихают споры о том, как правильно писать формулировку увольнения. Точнее, с каких слов ее начинать:

«Трудовой договор прекращен… »(ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ);
«Трудовой договор расторгнут… »(ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ);
«Уволен… » (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Однако каждый из этих подходов имеет правовое обоснование. Более того, указанные формулировки тождественны по содержанию. Поэтому применение любой из них не несет каких-либо юридических рисков для работодателя.

Общий порядок отражения факта прекращения сотрудничества с работником закреплен в п. 5.1. постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

Заполнение графы 1

После заполнения графы 3 раздела «Сведения о работе» можно переходить к внесению сведений в графу 1 соответствующего раздела. В ней фиксируется порядковый номер записи в трудкнижку. Он обязательно должен быть на единицу больше, чем тот, что соответствует предыдущей записи. Самая первая запись в трудкнижку — о приеме на работу человека первым работодателем — должна иметь номер 1, вторая (например, отражающая факт увольнения) — 2. Новый работодатель должен будет заполнять трудкнижку, используя порядковый номер 3 и следующие цифры.

Порядковый номер записи в трудкнижку фиксируется в строке, расположенной напротив первой строки, начиная с которой указываются сведения в графе 3, содержащие наименование должности сотрудника, — то есть напротив словосочетания «принят на должность».

Данные, указываемые в разделе «Сведения о работе» трудкнижки и не имеющие отношения к увольнению, не должны заверяться какими-либо подписями или печатями. В свою очередь, те сведения, которые фиксируются в документе при увольнении сотрудника, заверяются подписями работника кадровой службы и увольняющегося сотрудника, а также печатью фирмы.

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

о других видах поощрения, предусмотренных локальными, региональными и федеральными нормативными актами, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине;
о времени военной службы, службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, налоговой полиции, таможни, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
о времени обучения в целью повышения квалификации или переквалификации.

Инструкция по заполнению трудовых книжек: образец 2022 года

Затем выполняется надпись о зачислении на фирму. При этом сокращения не допустимы. Для фиксирования записанной информации принятый работник расписывается в бланке.

Электронные трудовые книжки. Понятная инструкция, что вам делать в 2022-м

Весь 2022 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.

16 декабря 2019 года принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ).

Выделите в команде сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде.
Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу. В наименовании должностей и структурных подразделений не должно быть латинских букв.

Начать эту работу нужно уже в январе 2022 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2022. Принимая работников на работу в январе 2022, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности и/или структурного подразделения тем данным, которые указаны в ТД работника и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.

Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека.

Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

Не забудьте зарегистрировать иностранных работников – высококвалифицированных специалистов в системе ПФР. На сегодняшний день такие иностранцы не подлежат страхованию в ПФР в целях обеспечения трудовыми пенсиями по старости, но трудовые книжки на них ведутся, и у них тоже есть право выбора.
Оформляйте прием на работу в январе 2022 года (и далее), а также переводы и увольнения своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится. С 2022 года эти сведения нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события.
Подготовьте уведомления для работников об изменениях трудового законодательства в части ведения электронных трудовых книжек. Разъясните им их права, объясните, что у них есть право на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Закон требует, чтобы уведомления были составлены в письменной форме. Требований о вручении уведомлении под роспись закон не содержит. Однако безопаснее ознакомить каждого работника под роспись. Уведомления можно сделать на каждого работника отдельно. Можно составить единое информационное письмо, с которым ознакомить работников по списку.
Начните в рамках аудита локальных нормативных актов готовить поправки в Правила внутреннего трудового распорядка. В пунктах, где упоминается трудовая книжка нужно добавить в соответствующее предложение «… и сведения о трудовой деятельности». О трудовых книжках в ПВТР, как правило, речь идет в разделах «Прием на работу», «Перевод на другую работу», «Увольнение», «Поощрение работников и дисциплинарные взыскания». Определите в ПВТР порядок электронного взаимодействия работника и работодателя (при необходимости). Законодатель предоставил работодателям возможность внести изменения в ПВТР в течение 2022 года. Поэтому не стоит спешить и делать это в начале года.
Примите решение о получении усиленной квалифицированной электронной подписи. Если в ПВТР вы напишите, что сведения о трудовой деятельности могут предоставляться работникам в форме электронного документа, то такой документ работодатель должен подписать УКЭП.
Вручите уведомления работникам в срок по 30 июня 2022 года. Законодатель установил такой срок, чтобы у работодателя было время разобраться во всех тонкостях, связанных с электронными трудовыми книжками, предоставить работникам выверенную достоверную информацию об изменениях. Поэтому торопиться с вручением работникам уведомлений не стоит.
После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение, оставлять ли им бумажные трудовые книжки или отказаться от них. Принять такое решение они должны с 1 июля по 31 декабря 2022 г. О своем выборе работники должны уведомить работодателя в произвольной форме. Работодателю рекомендуется заранее подготовить образец заявления для работников. О том, какое заявление подал работник, работодатель должен будет уведомить Пенсионный фонд в отчете СЗВ-ТД. Если работник решит сохранить бумажную трудовую книжку, то у него будет право отказаться от нее в дальнейшем. А если работник выберет электронную трудовую книжку, то вернуться к бумажной версии он уже не сможет.
В январе 2022 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек, нужно будет выдать их на руки.

Начать эту работу нужно уже в январе 2022 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2022. Принимая работников на работу в январе 2022, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности и/или структурного подразделения тем данным, которые указаны в ТД работника и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.

Заполнение трудовой книжки в 2022 году

Трудовая книжка — основной документ гражданина России, согласно которому учитывается его трудовой стаж, рассчитывается пенсия, решаются различные вопросы, касающиеся его карьеры. Соблюдение всех нюансов при оформлении документов поможет вам защитить ваши права, даже после того, как вы завершите свою трудовую деятельность.

Трудовой кодекс РФ строго регламентирует все подробности заполнения трудовой книжки. Отношения между нанимателем и сотрудником возникают сразу после подписания приказа о зачислении на должность. Об этом говорит ст. 16 ТК РФ. Для этого соискатель должен предоставить:

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
без сокращения слов;
наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

цифрами арабскими;
дата и месяц в двухзначном формате;
год в четырехзначном формате.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”.

Для этого утвержден проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок ее заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

С 01.01.2022 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

Если в 2022 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2022 года.

В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2022 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

В 2022 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2022 году. С 01.01.2022 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ведение трудовых книжек: нормативно-правовая база

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

При оформлении и ведении трудовых книжек следует руководствоваться:

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Правила ведения трудовых книжек