Как быстро навести порядок на рабочем столе? Организация рабочего места как и управление временем требует системности и упорядоченности. Гораздо легче выделить для себя несколько правил уборки и ухода за своим рабочим столом, и это сэкономит ваше драгоценное время.
С чего начинать наведение порядка?
Для начала давайте разделим два процесса: текущую и генеральную уборку. Для «текучки» желательно приобретать подходящее канцелярское оборудование.
Желательно выделять время для уборки не только каждый день, но и в конце небольших производственных циклов – как только закончили работать с определенной группой бумаг, сразу же убрали за собой беспорядок.
Посмотрите на то, как трудятся повара в ресторанах японской кухни, работающих по системе суши-конвейера. Как только повар заканчивает готовить ролл (он делает это прямо на виду у посетителей), он убирает свое рабочее место (оно всегда идеально чистое и привлекательное).
Может показаться, что это невозможно. Однако часто то, что раньше казалось нереальным, при определенном подходе технически довольно просто реализуется.
Если разборка бумаг требует длительного времени, создайте систему промежуточного хранения, однако в этом случае очень важно обязательно выделять время, чтобы временное не становилось постоянным. Если в каком-то месте офиса что-то скапливается – это сигнал о том, что надо что-то менять и делать более удобным: ставить в этом месте накопитель, мусорное ведро или перенаправлять поток вещей, людей, бумаг и т.д. в другое место.
Генеральная уборка требует значительно больше времени, чем текущая. Желательно ставить ее в план тогда, когда спадает рабочее напряжение, например, перед длинными праздниками или когда начальник уезжает в отпуск и т.д. Во время генеральной уборки полезно взглянуть на свой кабинет свежим взглядом случайного посетителя. Если вам жалко расставаться с некоторыми вещами, можно попросить кого-нибудь вам помочь. Обычно посторонние люди склонны выбрасывать намного больше того, чем вы можете выбросить сами.
Все вещи, польза от которых сомнительна, складывайте в специальную папку или ящик. Если через месяц они вам не понадобились, их можно выбрасывать. Если какие-то из найденных предметов не нужны вам, но нужны другим людям (например, деловые сувениры), то их можно отдать. Полезно иметь в офисе ящик с небольшими подарками, которые можно передаривать в случае необходимости (но это должны быть новые, привлекательные для получателя вещи). Не дарите то, что не нужно ни вам, ни другому человеку – это признак плохого тона.
Оформление рабочего кабинета
Кабинет следует разместить в северной либо северо-западной части дома. По фэн-шуй считается, что через эти направления проходят мощные потоки энергии, которые благоприятно воздействуют на профессиональный рост, умение руководить, а также пробуждают чувство ответственности.
Кстати, северо-восточное местоположение не менее благоприятно, так как способствует хорошему усвоению знаний.
Если у вас в офисе большой объем бумаги, книг или другого материала, который негде хранить, то на помощь вам придут проволочные корзины. Очень удобно и в то же время стильно!
Стол
Стол — это «горячая точка», где любит скапливаться хлам. Поставьте туда коробку для вещей: когда она наполнится, разложите все по местам. А то, что здесь и должно быть, храните как удобно: карандаши и ручки — в кружках или контейнерах из дерева, бумаги — в папках.
Оформление рабочего стола
Чтобы оформить рабочий стол по фэн-шуй, мысленно разделите его на девять равных частей — это так называемая сетка ба-гуа. Согласно правилам фэн-шуй, каждый сектор этой сетки отвечает за определенные энергии. Так, дальний угол по левую руку — это сектор богатства и изобилия.
Здесь не должно быть полых и сломанных вещей, а также никакого беспорядка. Учение фэн-шуй рекомендует поставить здесь любой предмет золотого цвета. Также здесь отличное место для вашего мудборда. Если вы мечтаете о машине или доме, поместите здесь их изображение.
Упорядочьте рабочие процессы
Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:
- важные и срочные;
- срочные и неважные;
- важные и несрочные;
- несрочные и неважные.
Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.
Нарушители порядка
Периодически проводите ревизию: убирайте ненужные вещи. Присмотритесь к своему столу прямо сейчас и найдите «нарушителей» порядка.
— Лишние бумаги
— Опустевшие конверты и папки от них
— Ненужное компьютерное оборудование, ни к чему не подходящие провода и другой электронный антиквариат
— Лишние карандаши, ручки и ножницы
Полезные советы
- уберитесь на столе: все, что не относится, к работе необходимо убрать. Безделушки и провода, зарядки от телефонов, флешки только мешаются под руками и глазами и отвлекают от работы. А все часто необходимые вещи надо располагать со стороны преобладающей руки – так не нужно тянуться и сваливать все вокруг.
- для организации документов на столе и экономии пространства лучше использовать контейнеры. В них аккуратно и ровно можно расположить бумажные документы, папки, журналы. Это также экономит и время поиска нужных бумаг. Во время ревизии проверьте даты документов, чеков, рекламных брошюр – они вам еще актуальны?
- канцелярские предметы должны находиться в специальных подставках, а все 10 ручек, если они Вам правда нужны, должны писать.
- ближний к вам ящик необходимо использовать для бумаг и дел по текущим проектам. Второй ящик – для бумажной канцелярии и зарядок/шнуров.
- стикеры для заметок надо использовать только для записи краткосрочных важных напоминаний. Не превращайте монитор в доску для объявлений – это непродуктивно. Если контроль исполнения поручений у вас реализуется только напоминалками-стикерами на специальной пробковой доске, то следите за актуальностью написанного и сроков.
- обязательно оставляйте островок 30*40 см у правой или левой руки (в зависимости от преобладающей) для бумажной работы: расписаться, составить от руки документ.
Имидж секретаря да и любого сотрудника всех уровней состоит не только из одежды. Но и из отношения к вещам, умения ими аккуратно пользоваться, организации места, где вы проводите как минимум половину своего времени.
Загрузка...